Task Cards (Aufgabenobjekte)

Jede Aufgabe wird als Task Card dargestellt und enthält strukturierte Informationen wie:

• Titel und Beschreibung der Aufgabe
• Status und Workflow-Zuordnung
• Verantwortliche Personen (Assignees)
• Priorität und Labels
• Checklisten und Kommentare (In Kommentaren können bestimmte Personen mithilfe von "@" markiert werden)
• Datei-Uploads und Dokumente
• Erstellungs- und Änderungsinformationen

Team- und Verantwortlichkeitszuweisung

Das Boards Modul ermöglicht eine zentrale Zuweisung von Aufgaben an einzelne Benutzer oder Teams. Jeder Task zeigt transparent, wer verantwortlich ist, welche Rolle die Person im Workflow einnimmt und in welchem Status sich die Aufgabe befindet. Verantwortlichkeiten lassen sich auf Projektebene, Board-Ebene oder individuell pro Aufgabe definieren, sodass jederzeit klar nachvollziehbar ist, wer welche Schritte übernimmt und wer für die finale Freigabe zuständig ist.

Durch die Integration mit User.Manager können Rollen, Berechtigungen und Sichtbarkeiten granular gesteuert werden. So wird gewährleistet, dass sensible Aufgaben nur für autorisierte Teammitglieder sichtbar sind, während andere Aufgaben für alle relevanten Beteiligten zugänglich bleiben. Dies schafft eine klare Struktur und reduziert Abstimmungsaufwände innerhalb der Teams.

Status- und Prioritätsmanagement

Boards bietet die Möglichkeit, für jede Aufgabe Statusmodelle und Prioritätsstufen festzulegen. Aufgaben können in verschiedene Workflow-Phasen eingeteilt werden, wie beispielsweise New Tasks, In Progress oder Done, wobei jede Phase individuell angepasst werden kann. Zusätzlich lassen sich Tasks nach Dringlichkeit, strategischer Relevanz oder Fristen priorisieren.

Diese Funktionen ermöglichen eine gezielte Steuerung von Ressourcen, verhindern Engpässe und unterstützen Projektleiter dabei, kritische Aufgaben frühzeitig zu identifizieren. Gleichzeitig sorgt das System dafür, dass alle Teammitglieder jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind und ihre Aufgaben effektiv planen können.

Kollaboration und Kommunikation

Das Boards Modul fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit, indem alle relevanten Informationen direkt in den Task Cards dokumentiert werden. Kommentare können unmittelbar an Aufgaben hinzugefügt werden, wodurch Diskussionen nachvollziehbar bleiben und Missverständnisse reduziert werden. Checklisten helfen, Aufgaben in Teilschritte zu gliedern und Fortschritte sichtbar zu machen, während Datei-Uploads die Dokumentation von Aufgaben oder Referenzmaterialien zentralisiert.

Alle Änderungen an Aufgaben werden automatisch protokolliert. So bleibt die Historie jeder Aufgabe transparent und revisionssicher, wodurch Projektteams, Management und Auditoren jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen haben. Diese zentrale Arbeitsplattform reduziert den Bedarf an externen Kommunikationskanälen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Integration mit dem Tracking-Tool

Das Boards Modul ist in das separate Tracking-Tool von BCS-Tech integriert, das automatisch Daten aus den in Boards erstellten Aufgaben übernimmt. Während der Arbeit mit Aufgaben überträgt das System Informationen zu Arbeitszeit, Art der Tätigkeiten, Status, zuständigen Personen und Projektkontext in das Tracking-Tool.

Auf diese Weise werden Aufgaben aus Boards automatisch in Zeiteinheiten und Arbeitsaktivitäten umgewandelt, sodass die Produktivität, Ressourcenauslastung und tatsächlicher Zeitaufwand für Projekte zentral analysiert werden können – ganz ohne manuelle Dateneingabe.